Прослеживаемые товары: оформление документов и отчётность без ошибок
Кратко: если вы работаете с прослеживаемыми товарами, нужно указывать код РНПТ во всех документах и регулярно отчитываться в ФНС. Проверка статуса товара, корректное оформление первички и своевременная сдача отчётности — обязательные условия для бизнеса на любой системе налогообложения.
Что такое система прослеживаемости товаров
Система прослеживаемости — это государственный механизм контроля за оборотом отдельных категорий импортной продукции на территории России. Все данные о таких товарах фиксируются в базе ФНС, что позволяет отслеживать их движение от ввоза до выбытия из оборота.
Перечень регулируется постановлениями № 807 и № 1110. В него входят:
• бытовая техника
• отдельные категории детских товаров
• спецтехника
• компьютерная периферия (например, мониторы и принтеры)
Как это работает
Механика системы проста:
• при ввозе товару присваивается код РНПТ
• этот код указывается в документах при каждой операции
• бизнес отчитывается в налоговую по установленным формам
Товар исключается из системы при продаже физическому лицу, безвозмездной передаче, списании или утилизации.
ФНС сопоставляет данные отчётности и контролирует, сколько продукции введено в оборот и на каком основании она из него выбыла.
Кто обязан соблюдать требования
Правила распространяются на:
• все компании и ИП
• любые системы налогообложения
Контролируются не только сделки купли-продажи, но и:
• передача на комиссию
• вклад в уставный капитал
• списание и утилизация
Физлица и самозанятые не участвуют в системе, если приобретают товары для личного использования.
Как проверить, относится ли товар к прослеживаемым
Для проверки понадобятся коды:
• ТН ВЭД ЕАЭС
• ОКПД 2
Где их взять:
• в таможенной декларации
• в сертификатах соответствия
• через запрос в ФТС
Способы проверки
• Ручной — сверка кодов с перечнями из постановлений № 807 и № 1110
• Онлайн — через сервис ФНС (работает в тестовом режиме, результат может быть неокончательным)
Важно: при использовании сервиса код ТН ВЭД вводится без пробелов.
Что такое РНПТ и как его получить
РНПТ — это регистрационный номер партии товара, по которому ФНС отслеживает его движение.
Способы получения зависят от происхождения товара:
• Из стран ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан)
Подаётся уведомление по форме КНД 1169008 — налоговая формирует РНПТ
• Остатки товаров, приобретённых до 2021 года
Подаётся форма КНД 1169011 — ФНС присваивает код после проверки
• Из стран вне ЕАЭС
РНПТ формируется самостоятельно на основе таможенной декларации
Важно: если товар используется только внутри бизнеса и не передаётся третьим лицам, код можно не получать. Он обязателен при продаже, передаче, списании или утилизации.
Как оформлять документы
Все первичные документы должны содержать РНПТ:
• счета-фактуры
• универсальные передаточные документы (УПД)
Документооборот ведётся в электронном виде через ЭДО.
С 1 января 2026 года предусмотрены штрафы за бумажные документы:
• 200 рублей за каждый документ
• до 30 000 рублей для ИП
• до 100 000 рублей для юридических лиц
Отчётность по прослеживаемым товарам
Формат зависит от системы налогообложения:
• С НДС
• покупки и продажи — в декларации по НДС
• списание и утилизация — отчёт по форме КНД 1169010
• Без НДС
• все операции — отчёт об операциях
Срок подачи — ежеквартально, до 25 числа месяца после отчётного периода.
Особенности:
• плательщики НДС подают декларацию всегда
• неплательщики — только при наличии операций
С 1 января 2026 года за ошибки и несдачу отчётности планируются штрафы:
• 1 000 рублей за документ
• до 30 000 рублей для ИП
• до 100 000 рублей для компаний
Частые вопросы
Чем РНПТ отличается от таможенной декларации?
Декларация используется при оформлении ввоза, а РНПТ — для учёта товара внутри страны. При этом номер декларации входит в структуру РНПТ.
Где найти РНПТ?
• у импортёра — после получения или формирования
• в документах — в счёте-фактуре или УПД (поле «Регистрационный номер партии товара»)
Чем отличается прослеживаемость от маркировки?
Прослеживаемость — это учёт через отчётность в ФНС.
Маркировка — это физический код (QR), который передаётся в систему «Честный знак».
Может ли товар “пропасть” из системы?
Нет. Он выводится из оборота только на основании подтверждённых операций — продажи физлицу, списания или утилизации.
Как понять по УПД, что товар прослеживаемый?
В документе обязательно будет указан РНПТ. Если его нет — статус товара стоит дополнительно проверить по кодам.
Как упростить работу с прослеживаемыми товарами
Работа с ВЭД требует точности: от корректного определения кода товара до соблюдения всех требований ФНС по документам и отчётности. Ошибки приводят к штрафам и дополнительным проверкам.
Vedson помогает выстроить процессы без лишних рисков:
• организует доставку товаров из Китая, Индии и Турции
• сопровождает таможенное оформление
• берёт на себя вопросы ВЭД и документооборота
Это позволяет бизнесу сосредоточиться на развитии, не погружаясь в сложные регуляторные детали.
Кратко: если вы работаете с прослеживаемыми товарами, нужно указывать код РНПТ во всех документах и регулярно отчитываться в ФНС. Проверка статуса товара, корректное оформление первички и своевременная сдача отчётности — обязательные условия для бизнеса на любой системе налогообложения.
Что такое система прослеживаемости товаров
Система прослеживаемости — это государственный механизм контроля за оборотом отдельных категорий импортной продукции на территории России. Все данные о таких товарах фиксируются в базе ФНС, что позволяет отслеживать их движение от ввоза до выбытия из оборота.
Перечень регулируется постановлениями № 807 и № 1110. В него входят:
• бытовая техника
• отдельные категории детских товаров
• спецтехника
• компьютерная периферия (например, мониторы и принтеры)
Как это работает
Механика системы проста:
• при ввозе товару присваивается код РНПТ
• этот код указывается в документах при каждой операции
• бизнес отчитывается в налоговую по установленным формам
Товар исключается из системы при продаже физическому лицу, безвозмездной передаче, списании или утилизации.
ФНС сопоставляет данные отчётности и контролирует, сколько продукции введено в оборот и на каком основании она из него выбыла.
Кто обязан соблюдать требования
Правила распространяются на:
• все компании и ИП
• любые системы налогообложения
Контролируются не только сделки купли-продажи, но и:
• передача на комиссию
• вклад в уставный капитал
• списание и утилизация
Физлица и самозанятые не участвуют в системе, если приобретают товары для личного использования.
Как проверить, относится ли товар к прослеживаемым
Для проверки понадобятся коды:
• ТН ВЭД ЕАЭС
• ОКПД 2
Где их взять:
• в таможенной декларации
• в сертификатах соответствия
• через запрос в ФТС
Способы проверки
• Ручной — сверка кодов с перечнями из постановлений № 807 и № 1110
• Онлайн — через сервис ФНС (работает в тестовом режиме, результат может быть неокончательным)
Важно: при использовании сервиса код ТН ВЭД вводится без пробелов.
Что такое РНПТ и как его получить
РНПТ — это регистрационный номер партии товара, по которому ФНС отслеживает его движение.
Способы получения зависят от происхождения товара:
• Из стран ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан)
Подаётся уведомление по форме КНД 1169008 — налоговая формирует РНПТ
• Остатки товаров, приобретённых до 2021 года
Подаётся форма КНД 1169011 — ФНС присваивает код после проверки
• Из стран вне ЕАЭС
РНПТ формируется самостоятельно на основе таможенной декларации
Важно: если товар используется только внутри бизнеса и не передаётся третьим лицам, код можно не получать. Он обязателен при продаже, передаче, списании или утилизации.
Как оформлять документы
Все первичные документы должны содержать РНПТ:
• счета-фактуры
• универсальные передаточные документы (УПД)
Документооборот ведётся в электронном виде через ЭДО.
С 1 января 2026 года предусмотрены штрафы за бумажные документы:
• 200 рублей за каждый документ
• до 30 000 рублей для ИП
• до 100 000 рублей для юридических лиц
Отчётность по прослеживаемым товарам
Формат зависит от системы налогообложения:
• С НДС
• покупки и продажи — в декларации по НДС
• списание и утилизация — отчёт по форме КНД 1169010
• Без НДС
• все операции — отчёт об операциях
Срок подачи — ежеквартально, до 25 числа месяца после отчётного периода.
Особенности:
• плательщики НДС подают декларацию всегда
• неплательщики — только при наличии операций
С 1 января 2026 года за ошибки и несдачу отчётности планируются штрафы:
• 1 000 рублей за документ
• до 30 000 рублей для ИП
• до 100 000 рублей для компаний
Частые вопросы
Чем РНПТ отличается от таможенной декларации?
Декларация используется при оформлении ввоза, а РНПТ — для учёта товара внутри страны. При этом номер декларации входит в структуру РНПТ.
Где найти РНПТ?
• у импортёра — после получения или формирования
• в документах — в счёте-фактуре или УПД (поле «Регистрационный номер партии товара»)
Чем отличается прослеживаемость от маркировки?
Прослеживаемость — это учёт через отчётность в ФНС.
Маркировка — это физический код (QR), который передаётся в систему «Честный знак».
Может ли товар “пропасть” из системы?
Нет. Он выводится из оборота только на основании подтверждённых операций — продажи физлицу, списания или утилизации.
Как понять по УПД, что товар прослеживаемый?
В документе обязательно будет указан РНПТ. Если его нет — статус товара стоит дополнительно проверить по кодам.
Как упростить работу с прослеживаемыми товарами
Работа с ВЭД требует точности: от корректного определения кода товара до соблюдения всех требований ФНС по документам и отчётности. Ошибки приводят к штрафам и дополнительным проверкам.
Vedson помогает выстроить процессы без лишних рисков:
• организует доставку товаров из Китая, Индии и Турции
• сопровождает таможенное оформление
• берёт на себя вопросы ВЭД и документооборота
Это позволяет бизнесу сосредоточиться на развитии, не погружаясь в сложные регуляторные детали.